第一章 總則
為規范公司辦公設備及消耗品的采購、保管、領取和使用，合理控制成本，杜絕浪費，保障日常辦公高效有序進行，特制定本制度。
本制度適用于公司全體員工。所指“辦公設備”包括但不限于：計算機、打印機、復印機、掃描儀、投影儀、固定電話、辦公桌椅、文件柜等。“辦公消耗品”包括但不限于：紙張、筆墨、文件夾、訂書機、電池、硒鼓、墨盒等低值易耗品。
第二章 管理職責
- 行政部門：是辦公設備及消耗品管理的歸口部門，負責制定采購計劃、統一采購、驗收入庫、登記造冊、保管發放、定期盤點和維護維修。
- 財務部門：負責對采購預算進行審核，對采購與領用流程進行財務監督，并負責資產的賬務處理。
- 使用部門/員工：負責所領用設備及物品的日常保管與合理使用，遵守領用程序，并負有愛護公司財產、節約資源的責任。
第三章 采購與入庫管理
- 采購申請：各部門根據實際需要，定期（如每月或每季度）向行政部門提交《辦公用品需求計劃表》。特殊或緊急需求需填寫《臨時采購申請單》，經部門負責人及行政負責人審批后方可采購。
- 采購執行：行政部門匯總需求，遵循“質優價廉、公開透明”的原則進行統一采購。大宗或高價值設備采購需進行詢價、比價或招標。
- 驗收入庫：采購物品送達后，由行政專員與申請部門代表共同驗收，核對型號、規格、數量及質量，無誤后辦理入庫手續，更新庫存臺賬。固定資產需同時粘貼資產標簽并錄入資產管理系統。
第四章 領取與使用管理
- 領取原則：
- 按需領取：根據工作實際需要申請，禁止虛報、多領。
- 以舊換新：對于可回收的消耗品（如硒鼓、墨盒）及損壞的耐用品（如訂書機、計算器），原則上實行以舊換新。
- 專人專用：高價值辦公設備（如筆記本電腦、投影儀）實行責任人制度，誰使用誰保管。
- 領取流程：
- 申請人填寫《物資領用單》，注明物品名稱、規格、數量及用途，經部門負責人審批。
- 憑審批后的《物資領用單》至行政倉庫領取。倉庫管理員核實后發放，并在領用單及庫存臺賬上登記。
- 對于常規低值消耗品（如筆、筆記本），行政部門可根據歷史數據為各部門設定月度配額，簡化日常領取手續。
- 使用與保管：
- 員工應妥善保管和使用領用的設備與物品，提高使用效率，延長使用壽命。
- 辦公設備出現故障或損壞，應立即報行政部門安排維修，不得私自拆卸。因個人原因造成損壞或丟失的，需視情況承擔相應賠償責任。
- 員工崗位變動或離職時，須將名下領用的所有公司資產（尤其是固定資產）移交清楚，經行政部門簽字確認后方可辦理后續手續。
第五章 盤點與報廢
- 定期盤點：行政部門每季度對庫存物資進行一次盤點，每年聯合財務部門對全部固定資產進行一次全面盤點，做到賬實相符。
- 報廢處理：對達到使用年限、技術落后、損壞嚴重且無法修復或無維修價值的設備，由使用部門提出申請，行政部門組織技術鑒定，按公司資產報廢流程審批后處理。處置殘值須上繳公司財務。
第六章 附則
- 本制度由行政部門負責解釋與修訂。
- 本制度自發布之日起執行。全體員工須嚴格遵守，違者公司將視情節輕重給予批評教育、通報或相應處罰。
（注：本制度應與公司《固定資產管理制度》、《財務報銷制度》等配套文件結合執行。）
